Verwaltung

Verwaltung und Bürokratie: Und ewig währt das Formular

Im Austausch mit Behörden und öffentlichen Einrichtungen, gehört das Formular von Anfang an dazu. Formulare schaffen Struktur und ermöglichen die standardisierte Erfassung von teils komplexen Sachverhalten.

Wenn Bürger*innen und Unternehmen von „Bürokratie entlastet“ werden sollen, dann dreht sich die Diskussion häufig nur um die Anzahl der zu bearbeitenden Formulare. Dabei ist die Menge allein kein guter Messwert für die Be- oder Entlastung. Entscheidender ist die Zeit, die für die erfolgreiche Bearbeitung gebraucht wird. Diese wird von vielen Faktoren beeinflusst.

So vielseitig und zahlreich wie die Verwaltungen und öffentlichen Einrichtungen, sind auch die jeweils genutzten und bereitgestellten Formulare. Der Grundsatz „Kenne ich, kann ich“ gilt hier nicht. Trotz identischer Sachverhalte werden Formulare jeweils in Eigenverantwortung erstellt: eine Gestaltungsrichtlinie oder zentrale Vorlagen? Fehlanzeige! Je nachdem, wer erstellt, variieren Anordnung und Umfang der notwendigen Angaben.

Dass Formulare im Internet zum Herunterladen bereitgestellt werden, bedeutet nicht, dass diese einfach am Bildschirm ausgefüllt werden können. Regelmäßig fehlt jede Art von Formularfunktion. Aber wozu sich auch die Mühe machen? Am Ende muss es ja eh ausgedruckt, unterschrieben und in diversen Ausfertigungen per Post verschickt werden.

Und dann gibt es da noch eine ganz spezielle Gattung von Formularen.
Meist erreichen sie uns in Form eines Standardbriefs, der auf Grund seines gewichtigen Inhalts so aussieht, als würde er bei der kleinsten Berührung auseinanderplatzen. Auf mehreren doppelseitig bedruckten DIN A4-Seiten sollen Auskünfte, zum Beispiel für die Rentenversicherung oder die Arbeitsagentur, erteilt werden. Nach kurzer Sichtung und mit einer groben Idee zum Inhalt beginnt das selbstbewusste Ausfüllen.

Formulierungen wie „wenn Nein weiter bei 10.9“, „wenn Ziffern 6.1 bis 6.7 und 6.9 bis 6.18 bitte Ziffer 6.19 beantworten“ oder „wenn 47.3 bitte Anlage A38“ setzen der zügigen Bearbeitung unerwartet aber deutlich ein Ende und führen zum Wenden, Blättern und Überprüfen der bisherigen Antworten unter Nutzung des gesamten Schreibtischs.

Am Amtsdeutsch gescheitert
Zum Umfang und der (mehrfachen) Verschachtelung kommt erschwerend das „Amtsdeutsch“ hinzu, das es selbst verständigen Lesern und mit dem Sachverhalt vertrauten Personen schlichtweg unmöglich macht, zu erkennen ob man jetzt 6.19 ausfüllen oder die Anlage A38 beifügen soll.

CDU und CSU traten 2005 mit dem Versprechen an, dass Verhältnis zwischen Bürger*innen und Verwaltung grundlegend zu modernisieren. Dass es mit dem ganz großen Wurf einer digitalen, zentral im Internet zugänglichen Verwaltung nicht geklappt hat, ist in unserem föderalen Staat durchaus nachvollziehbar.

Weshalb der Bund allerdings keine Kompetenzen und Angebote aufgebaut hat, die es allen öffentlichen Einrichtung nach Bedarf erlauben, im Internet interaktive Formulare in leichter Sprache bereitzustellen, ist nicht nachvollziehbar.
Die Union will „schneller“ sein und spricht vom „Update für das 21. Jahrhundert“. Schade, dass CDU und CSU noch immer das Update für das letzte Jahrzehnt installieren.

Der Mittelstand braucht einen echten Neuanfang
Als einen „guten Plan für Deutschland“ bewerben CDU und CSU das eigene Wahlprogramm und wiederholen dabei nur die eigenen 16 Jahre alten Versprechen. „Besser“ will die Union sein und misst sich dabei ausschließlich an sich selbst.

In den zurückliegenden eineinhalb Jahrzehnten verpasste die unionsgeführte Bundesregierung die digitale Transformation unseres Landes hin zu einem wettbewerbsfähigen und modernen Land. Regelmäßig belegen wir in der EU einen der letzten Plätze und wollen doch gern vorn mit dabei sein.

geschrieben von:

Torben Schmidt (Geschäftsführer eines mittelständischen Unternehmens; Name geändert)